I. Obecná ustanovení

1) Na Hospic sv. Jana N. Neumanna, o.p.s. se nevztahuje povinnost angažovat tzv. „pověřence“.
2) Problematiku GDPR na pracovištích naší o.p.s. řeší zejména zákon č. 108/2006 Sb., č. 372/2011 Sb. a 262/2006 Sb. a předpisy související. Dílčí problematiku jednotlivých témat GDPR řeší vnitřní organizační směrnice.
3) Mlčenlivost zaměstnanců, stážistů, dobrovolníků a jejich diskrétnost při zacházení s osobními údaji obsahují pracovní či jiné smlouvy, Pracovní řád a další organizační směrnice. Vedoucí pracovníci odpovídají za proškolení a vysvětlení problematiky podřízeným.
4) Souhlas se zpracováním osobních údajů zaměstnanců, stážistů, dobrovolníků je zanesen do pracovních smluv (či jejich ekvivalentů) s nimi, popř. do dodatků k nim – odpovídá personalista.
5) Souhlas se zpracováním osobních údajů pacientů a klientů je zanesen do smluv s nimi, popř. do dodatků k nim – odpovídá sociální pracovnice.
6) Zpracování otisků prstů zaměstnanců za účelem vstupu na pracoviště se řídí organizační směrnicí č. 7/2012.
7) Data a dokumenty jsou zpřístupněny pověřeným kontrolním orgánům (např. revizní kontroly zdravotních pojišťoven, kontroly z FÚ, ministerstev, NKÚ atp.), při naplňování zákonů a tam, kde je stanovena informační povinnost (např. ÚZIS, zdravotní pojišťovny, výkazy na ministerstva, KÚ, výroční zprávy, soudy atp.)
8) Uchovávání a skartace dokumentů probíhá dle Spisového a skartačního řádu – organizační směrnice č. 8/2008 a dle níže popsaných pravidel.
9) Tato směrnice upravuje povinnosti zaměstnanců organizace při ochraně údajů zpracovávaných organizací.
10) Osobní data se dělí do následujících skupin:
a. osobní data zaměstnanců
b. osobní data klientů sociálních služeb
c. osobní data pacientů zdravotních služeb
d. osobní data dárců (CRM aj.)
e. osobní data stážistů a dobrovolníků
11) Dostupnými prostředky se chrání osobní a citlivé osobní údaje všech osob v péči o.p.s., zaměstnanců i třetích osob – odpovídají všichni zaměstnanci o.p.s.

II. Zásady nakládání s osobními údaji

Při nakládání s osobními údaji se o.p.s. a její zaměstnanci řídí těmito zásadami:
1) Postupovat při nakládání s osobními údaji v souladu s právními předpisy,
2) S osobními údaji nakládat uvážlivě, souhlas se zpracováním osobních údajů nenadužívat,
3) Zpracovávat osobní údaje ke stanovenému účelu a ve stanoveném rozsahu a dbát na to, aby tyto byly pravdivé a přesné,
4) Zpracovávat osobní údaje v souladu se zásadou zákonnosti – na základě právních předpisů, při plnění ze smlouvy, při plnění právní povinnosti správce, při ochraně životně důležitých zájmů subjektu údajů, při ochraně veřejného zájmu, a zpracování osobních údajů na základě souhlasu,
5) Respektovat práva člověka, který je subjektem údajů, zejména práva dát a odvolat souhlas se zpracováním, práva na výmaz, namítat rozsah zpracování apod., nestanoví-li právní předpisy jinak,
6) Poskytovat informace o zpracování osobních údajů,
7) Při uzavírání smluv a právním jednání postupovat se zřetelem na povinnost chránit osobní údaje před zneužitím

III. Postupy o.p.s. a jejích zaměstnanců (popř. dalších osob) při nakládání s osobními údaji

Každý zaměstnanec je povinen počínat si tak, aby neohrozil ochranu osobních údajů
zpracovávaných o.p.s.

1) Všechny osobní údaje, se kterými zaměstnanec nakládá a které zpracovává, chrání vhodnými a dostupnými prostředky před zneužitím, uchovává osobní údaje v bezpečných prostorách.
2) Zaměstnanec osobní údaje nezveřejňuje bez ověření, že takový postup je možný, nezpřístupňuje osobní údaje osobám, které neprokáží právo s nimi nakládat.
3) Zaměstnanci neposkytují bez právního důvodu žádnou formou osobní údaje zaměstnanců, pacientů aj. cizím osobám a institucím, tedy ani telefonicky, ani e-mailem, ani při osobním jednání.
4) Zaměstnanec je povinen zamezit nahodilému a neoprávněnému přístupu k osobním údajům zaměstnanců, pacientů, klientů, zákonných zástupců a dalších osob, které o.p.s. zpracovává,
5) Pokud zaměstnanec zjistí porušení ochrany osobních údajů, neoprávněné použití osobních údajů, zneužití osobních nebo jiné neoprávněné jednání související s ochranou osobních údajů, bezodkladně zabránit dalšímu neoprávněnému nakládání, zejména zajistit znepřístupnění, a ohlásit tuto skutečnost nadřízenému pracovníkovi či řediteli o.p.s.

IV. Pravidla pro získávání, shromažďování, ukládání, použití, šíření a uchovávání osobních údajů.

O.p.s. nakládá a zpracovává pouze osobní údaje, které
1) souvisejí s pracovním a mzdovým zařazením zaměstnanců či smluvních pracovníků, se sociálním, a zdravotním pojištěním (např. dosažené vzdělání, délka praxe, funkční zařazení apod.),
2) souvisejí s nezbytnou dokumentací pacientů a klientů,
3) jsou nezbytné pro plnění právní povinnosti, ochranu oprávněných zájmů o.p.s. nebo ve
veřejném zájmu,
4) k jejichž zpracování získala souhlas subjektu údajů.

V. Souhlas k zpracováním osobních údajů

Ke zpracování osobních údajů nad rozsah vyplývající ze zákonů (ze zákona vyplývá i oprávněný zájem, plnění právní povinnosti, plnění smlouvy, veřejný zájem) je nezbytný souhlas osoby, o jejíž osobní údaje se jedná. Souhlas musí být poučený, informovaný a konkrétní, nejlépe v písemné podobě. Souhlas se získává pouze pro konkrétní údaje, na konkrétní dobu a pro konkrétní účel.

HLAVA II.

VI. Pořizování, ukládání a zpracování dat v počítačích a počítačové síti

1) Zpracováním dat se rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které jsou systematicky prováděny s osobními údaji, bez ohledu na to, zda automatizovaně nebo jinými prostředky. Zejména se jedná o shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úpravu nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměnu, třídění nebo kombinování, blokování a likvidaci takových údajů.
2) Za obsahovou správnost, kompletnost a následné uložení dat v počítačové či listinné evidenci v okamžiku pořízení či změny zodpovídá vždy ten, kdo data pořídil či změnil bez ohledu na to, odkud byla data získána a v čí pracovní náplni je sběr a zpracovaní těchto dat. Zaměstnanec, zadávající údaje do počítačové evidence, je povinen vždy si řádně ověřit věrohodnost a správnost těchto údajů. Zaměstnanec, který zjistí nesrovnalost mezi aktuálně zjištěným údajem a údajem v počítačové evidenci, je povinen tuto skutečnost neprodleně ohlásit nadřízenému a spolupodílet se na zajištění nápravy.

VII. Ochrana dat

1) Smyslem ochrany dat je učinit taková organizační a technická opatření, která v nejvyšší možné míře omezí možnost nenávratného poškození nebo ztráty dat, minimalizují negativní dopady způsobené poškozením nebo ztrátou dat na další činnost organizace.
2) Předmětem ochrany je veškeré programové vybavení včetně doprovodné dokumentace, všechna provozní data uložená na nosičích informací, v operační paměti počítačů, tiskáren a dalších zařízení výpočetní techniky, záložní a archivní kopie dat uložené na nosičích informací, údaje zobrazené nebo vytištěné na výstupních zařízeních; přístupová hesla, technické informace o informačním systému a návody.
3) Všichni zaměstnanci, kteří přicházejí do styku s výpočetní technikou, jsou povinni učinit a průběžně dodržovat taková bezpečnostní opatření, která v maximální možné míře vyloučí zcizení, možnou ztrátu a trvalé poškození provozních dat, která by mohla být způsobena náhodným nebo úmyslným zásahem další osoby, neodbornou obsluhou, poruchou ICT, požárem, živelní pohromou atp.
4) Provozní data, která jsou uložena na pevných discích počítačů, musí být zálohována v počítačové síti, popřípadě na dalších nosičích informací.
5) Vytvoření záložní kopie je nutno zajistit při jakémkoli pořízení či změně provozních dat v počítačové evidenci. Pokud nejsou provozní data v průběhu pořízení (aktualizace) ukládána na disk serveru (centrálního počítače), ale pouze lokálně na disk osobního počítače, odpovídá za pořízení záložní kopie provozních dat vždy ten, kdo data pořídil (změnil), bez ohledu na to, odkud byla data získána a v čí pracovní náplni je sběr a zpracování těchto dat. Záložní kopie dat je v těchto případech nutno pořizovat pravidelně. Pokud jsou provozní data v průběhu pořízení (aktualizace) ukládána na disk serveru (centrálního počítače), odpovídá za pořízení záložní kopie provozních dat správce sítě. Záložní kopie provozních dat je pořizována automatizovaně.
6) Mezi způsoby ochrany patří zejména znemožnění jakéhokoli přístupu nepovolaných osob k výpočetní technice a datům, a to jak v pracovní, tak i v mimopracovní době. Neponechávání zapnuté techniky bez dozoru. Situování pracoviště tak, aby nebylo možno odečítat údaje z monitorů nepovolanými osobami. Uložení tiskových výstupů mimo dosah nepovolaných osob. Ochrana přístupovým heslem, udržováni hesla v tajnosti, změna hesla. Heslo je tvořeno nejméně osmi znaky, vždy obsahuje kombinaci číslic a písmen, nejde o snadno odhalitelný text obsahující jména, příjmení, data narození. Důsledné odhlašování se z počítačové sítě při delší nepřítomnosti na pracovišti. Není dovoleno přesunovat, odpojovat, přenášet, připojovat a ani jinak manipulovat s umístěným zařízením.
7) Na počítačích mohou pracovat pouze zaměstnanci k tomu pověření. Počítače, na kterých je zpracováváno účetnictví, mzdová agenda a personalistika, chrání příslušní zaměstnanci před neoprávněným přístupem, zpravidla přístupovými hesly, uzamčením.
8) Jakoukoli závadu nebo i podezření na nestandardní fungování počítače zaměstnanec bez zbytečného odkladu hlásí svému nadřízenému nebo správci sítě. Do odstranění závady nebo prověření nezávadného stavu nesmí zaměstnanci používat technické zařízení v síti (např. v systému elektronického bankovnictví).
9) Při podezření na jinou mimořádně závažnou událost, kdy by hrozil únik osobních údajů ve velkém množství, musí být událost nahlášena bez zbytečného odkladu, nejdéle však do 72 hodin nadřízenému pracovníkovi a jeho prostřednictvím v součinnosti s vedením o.p.s. na Úřad pro ochranu osobních údajů. (Hlásit je třeba jen závažné incidenty s předpokládanými závažnými důsledky)
10) Správce sítě je oprávněn v rámci své kompetence monitorovat vytížení sítě a oprávněnost využívání jednotlivými uživateli. Toto ustanovení může být využíváno pro identifikaci přestupků uživatelů v souladu s platnou právní úpravou.

VIII. Zásady pro práci s výpočetní technikou

1) Na počítačích organizace je dovoleno používat pouze legálně pořízený software. Instalaci a aktualizace programů provádí zpravidla pověřený zaměstnanec. Pro ostatní zaměstnance platí zákaz nekvalifikované manipulace s instalovanými programy, změny konfigurace, nelegální pořizování kopií programů.
2) Při zahájení práce s ICT je zaměstnanec povinen překontrolovat stav a kompletnost svěřených prostředků výpočetní techniky. Ukončování činnosti programů se provádí předepsaným způsobem, včetně ukončení práce v síti. Před odchodem zaměstnance z pracoviště musí být všechny jemu svěřené prostředky, tj. osobní počítače, tiskárny, modemy atd. vypnuty, s výjimkou těch zařízení, která musí zůstat s ohledem na své určení trvale zapnuta.
3) Při ukončení nebo změně pracovněprávního vztahu správce sítě provede úpravu uživatelského účtu pracovníka, včetně přístupových práv.
4) Tiskové výstupy obsahující data podléhající ochraně osobních údajů musí příslušný pracovník zabezpečit před neoprávněným přístupem.

IX. Kamerové systémy

Kamerové systémy uvnitř budov jsou instalovány pouze ve společných prostorách, nikoli v soukromém prostředí pacientů a klientů péčových služeb. Slouží k monitoringu za účelem maximalizace bezpečí a ochrany zdraví pacientů a klientů. Řídí se režimem Standardů kvality sociálních služeb dle Zákona 108/2006 Sb. Z kamerového systému se nepořizuje trvalý záznam. Kamerový systém vně budovy monitoruje prostory v areálu jednotlivých středisek za účelem ochrany zdraví a majetku a zajištění bezpečnosti pacientů, klientů, zaměstnanců, návštěvníků a majetku vlastníka nemovitostí. Z kamerového systému se nepořizuje trvalý záznam.

X. Archivace, skartace dat

1) Pro archivaci dat se v organizaci používají listinné dokumenty nebo USB flash disky, popř. jiné nosiče. Technické nosiče jsou uschovávány pouze na pracovištích organizace v uzamykatelných skříních. Není-li uvedeno jinak, ukládají se zálohy vybraných aplikací na dvou místech na serverech. Pro přenos dat se v organizaci používá síť, USB flash disky.
2) Každý zaměstnanec je povinen provádět pravidelné zálohování dat. Denně jsou zálohována data v účetnictví. Zaměstnanci uchovávají data na počítači v určené složce, aby je bylo možné snadno zálohovat (nebo aby byly zálohovány automaticky).
3) Na externí úložiště se zálohují (zpravidla 1x týdně) tzv. přírůstková záloha (data, která se změnila od poslední plné zálohy) – odpovídá zaměstnanec užívající dané PC.
4) Zálohování dat se provádí vždy při ukončení pracovněprávního vztahu pracovníka.
5) Správce sítě vede přehled o instalaci software na jednotlivé pracovní stanice a jeho kontrolách. Jakékoli porušení této směrnice hlásí svému vedoucímu pracovníkovi.
6) Na všech počítačích organizace je používán jeden typ antivirového programu, je nastaven tak, aby jeho aktualizace byly prováděny automaticky prostřednictvím internetu.
7) Všechny databáze jsou uloženy na serveru, ke kterému má chráněný přístup pouze správce.
8) Pro vzdálené předávání některých dat mezi zaměstnanci může být využíváno cloudové řešení chráněné individuálními účty s nastavenými hesly.
9) E-mailová komunikace se považuje za bezpečnou cestu komunikace – pracovní počítače jednotlivých zaměstnanců jsou chráněny heslem, místnosti s počítačem jsou uzamykatelné.
10) Nepotřebné dokumenty obsahující osobní údaje, jež nepodléhají archivaci, se okamžitě zničí ve skartovacím stroji.

ČÁST PRVNÍ

ÚVODNÍ USTANOVENÍ

Čl. 1

Předmět úpravy

Tato směrnice upravuje

1. příslušnost, postavení, oprávnění a povinnosti osoby určené v Hospici sv. Jana N. Neumanna, o.p.s. (dále jen „Hospic“) k přijímání a vyřizování oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „příslušná osoba“),
2. práva a povinnosti osoby, proti které oznámení o možném protiprávním jednání podle zákona o ochraně oznamovatelů (dále jen „oznámení“) směřuje (dále jen „dotčená osoba“) a
3. povinnosti představeného, zaměstnance, a osoby vykonávající odbornou praxi nebo stáž zařazených v Hospici při přijímání a vyřizování oznámení (dále jen „osoba zúčastněná na prošetřování“).

Čl. 2

Příslušnost a působnost

• Příslušná osoba přijímá a vyřizuje oznámení, které podal zaměstnanec zařazený v Hospici nebo osoba vykonávající v Hospici dobrovolnickou činnost, odbornou praxi nebo stáž (dále jen „oznamovatel“).
• Oznámení obsahuje informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo nebo má dojít u Hospice, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem zaměstnání, dobrovolnické činnosti, odborné praxe nebo stáže v Hospici a které

1. má znaky trestného činu
2. má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč,
3. porušuje zákon o ochraně oznamovatelů nebo
4. porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti 

1. finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
2. daně z příjmů právnických osob,
3. předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochrany spotřebitele,
5. souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
6. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
7. ochrany životního prostředí,
8. bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
9. radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
10. hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
11. ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
12. ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
13. ochrany finančních zájmů Evropské unie^[1], nebo
14. fungování vnitřního trhu^[2] včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Oznámení obsahuje údaje o jménu, příjmení a datu narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele; má se za to, že údaje o totožnosti oznamovatele jsou pravdivé. Oznámení nemusí obsahovat údaje podle věty první, pokud bylo podáno osobou, jejíž totožnost je příslušné osobě známa.

• Za oznámení podle odstavce 1 se nepovažuje část oznámení, která obsahuje

1. informace, jejichž oznámení by mohlo bezprostředně ohrozit
2. svrchovanost, územní celistvost a demokratické základy České republiky,
3. vnitřní pořádek a bezpečnost,
4. ve větším rozsahu životy a zdraví osob,
5. ochranu informací o veřejných zakázkách v oblasti obrany nebo bezpečnosti, ledaže je zadávání těchto zakázek upraveno předpisem Evropské unie^[3],
6. plnění mezinárodních závazků v oblasti obrany,
7. významné bezpečnostní operace,
8. bojeschopnost ozbrojených sil České republiky, nebo
9. informace o činnosti zpravodajských služeb České republiky,
10. jejichž oznámení by představovalo porušení povinnosti zachovávat mlčenlivost duchovních v souvislosti s výkonem zpovědního tajemství nebo práva obdobného zpovědnímu tajemství^[4].

 

Čl. 3

Postavení příslušné osoby

• Postavení, znalosti, schopnosti, dovednosti a vlastnosti příslušné osoby nesmí zavdávat důvod k pochybnosti o tom, že svou činnost vykonává řádně a nestranně.
• Příslušné osobě nelze udělovat pokyny, ani její činnost jinak ovlivňovat způsobem, který by mařil nebo ohrožoval její řádný výkon. Kontrola řádného výkonu činnosti příslušné osoby nadřízeným představeným nebo nadřízeným vedoucím zaměstnancem není za současného zachování požadavku nestrannosti a důvěrnosti informací souvisejících s oznámením podle tohoto vnitřního předpisu první větou dotčena.
• Příslušná osoba bezodkladně předá oznámení k vyřízení jiné příslušné osobě, lze-li vzhledem k jejímu poměru vůči oznamovateli nebo k informacím uvedeným v oznámení důvodně pochybovat o její nestrannosti.
• Pokud nelze oznámení předat k vyřízení jiné příslušné osobě, uvědomí o této skutečnosti příslušná osoba oznamovatele a poučí ho o právu podat oznámení prostřednictvím vnějšího oznamovacího systému v působnosti Ministerstva spravedlnosti.

ČÁST DRUHÁ

PŘIJÍMÁNÍ A VYŘIZOVÁNÍ OZNÁMENÍ 

Čl. 4

Přijímání oznámení

Příslušná osoba přijímá oznámení písemně nebo ústně, a to telefonicky nebo prostřednictvím systému hlasových zpráv. Na žádost oznamovatele přijme příslušná osoba oznámení osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal. Nelze-li lhůtu dodržet z důvodů na straně oznamovatele, poznamená příslušná osoba tuto skutečnost do spisu. 

Čl. 5

Vyřizování oznámení

• Příslušná osoba bezodkladně písemně vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení, nejdéle však do 7 dnů ode dne přijetí oznámení. Věta první se nepoužije, jestliže příslušné osobě není oznamovatel znám, jestliže je zřejmé, že by takovým postupem byla prozrazena totožnost oznamovatele anebo jestliže o to oznamovatel požádal.
• Příslušná osoba posoudí důvodnost informací uvedených v oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. O prodloužení lhůty a důvodech pro její prodloužení je příslušná osoba povinna oznamovatele písemně vyrozumět před jejím uplynutím. Věta druhá odstavce 1 se použije obdobně.
• Pokud oznámení neobsahuje všechny potřebné informace či údaje, vyzve příslušná osoba oznamovatele k jejich doplnění.
• Není-li při posuzování důvodnosti zjištěno protiprávní jednání podle čl. 2 odst. 2, poučí příslušná osoba oznamovatele ve lhůtě podle odstavce 2 o právu podat oznámení Ministerstvu spravedlnosti a příslušnému orgánu veřejné moci.
• Bylo-li při posuzování důvodnosti zjištěno možné protiprávní jednání, příslušná osoba, je-li to možné s ohledem na zachování důvěrnosti totožnosti oznamovatele a osoby podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h), bez zbytečného odkladu navrhne Hospici opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu.
• Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele o výsledku každé fáze vyřizování oznámení bezprostředně po tom, co byla ukončena, nejdéle však do 90 dnů ode dne přijetí oznámení. Kromě výsledku posouzení důvodnosti informací uvedených v oznámení informuje zejména o

1. ochraně, která oznamovateli na základě podaného oznámení náleží,
2. zjištěném protiprávním jednání,
3. navržených preventivních nebo nápravných opatřeních a důvodech jejich navržení,
4. přijatých preventivních nebo nápravných opatřeních a jejich důvodnosti, byla-li ve lhůtě podle tohoto odstavce přijata, a
5. jiném způsobu vyřízení oznámení.

• Dojde-li oznámení, jež má přijímat a vyřizovat příslušná osoba, jiné osobě nebo organizačnímu útvaru Hospice, bezodkladně musí být postoupeno k vyřízení příslušné osobě, a to způsobem, který zajistí zachování důvěrnosti obsahu oznámení i totožnosti oznamovatele. Z evidence dokumentů i ze spisu musí být zároveň vymazány veškeré informace týkající se takového oznámení, pokud je to možné.
• Dojde-li příslušné osobě podání, k jehož přijetí není příslušná, bezodkladně jej postoupí příslušnému organizačnímu útvaru Hospice. Před postoupením podání příslušná osoba upozorní podatele na skutečnost, že se nejedná o oznámení podle zákona o ochraně oznamovatelů a předmětná úprava se neuplatní. Příslušná osoba znečitelní nebo jinak utají informace a osobní údaje, ze kterých lze totožnost podatele dovodit, ledaže podatel s postoupením těchto informací a údajů souhlasí.
• Tímto předpisem není dotčena povinnost podle § 8 odst. 1 trestního řádu^[5] a § 73 zákona o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich^[6].

Čl. 6

Evidence a uchovávání oznámení

• Příslušná osoba vede v elektronické podobě evidenci údajů o přijatých oznámeních, a to v rozsahu

1. datum přijetí oznámení,
2. jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele, jsou-li jí tyto údaje známy,
3. shrnutí obsahu oznámení a identifikace dotčené osoby, je-li jí její totožnost známa,
4. datum ukončení posouzení důvodnosti oznámení příslušnou osobou a jeho výsledek,
5. navržená a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

• Příslušná osoba uchovává oznámení a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.
• Do evidence podle odstavce 1 a k oznámením a dokumentům uchovávaným podle odstavce 2 má přístup pouze příslušná osoba.

Čl. 7

Zpracování osobních údajů

• Na zpracování osobních údajů v souvislosti s oznámením se nevztahuje povinnost posouzení vlivu zpracování osobních údajů na ochranu osobních údajů.
• Osobní údaje se ve vztahu k oznámení zpracovávají na základě čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení o ochraně osobních údajů^[7] (dále jen „GDPR“).
• Zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 odst. 1 GDPR je možné ve vztahu k oznámení zpracovávat na základě čl. 9 odst. 2 písm. e), f) nebo g) GDPR.
• Informační povinnost podle čl. 13 a 14 GDPR je třeba plnit za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu.
• Výkon práva na přístup k osobním údajům podle čl. 15 GDPR lze subjektu údajů v souladu s čl. 23 GDPR umožnit pouze za předpokladu, že bude zachována důvěrnost totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení.
• Žádost o přístup k osobním údajům týkající se oznámení předá osoba pověřená výkonem agendy ochrany osobních údajů k vyřízení příslušné osobě.
• Zjistí-li příslušná osoba, že v souvislosti s oznámením nejsou žádné údaje vedeny nebo, že se uplatní výjimka z povinnosti takovou informaci poskytnout, žádost bez dalšího odloží.
• Povinnost oznámit porušení zabezpečení osobních údajů subjektu údajů se za současného zachování důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu vztahuje rovněž na příslušnou osobu.

ČÁST TŘETÍ

OCHRANA PŘED ODVETNÝMI OPATŘENÍMI A PRÁVA A POVINNOSTI PŘÍSLUŠNÉ OSOBY A DALŠÍCH OSOB

Čl. 8

Ochrana oznamovatele a dalších osob

• Odvetným opatřením se rozumí jednání nebo jeho opomenutí v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností oznamovatele podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, které bylo vyvoláno učiněním oznámení a které oznamovateli nebo osobě podle odstavce 2 písm. a) až h) může způsobit újmu; při splnění těchto podmínek je odvetným opatřením zejména

1. rozvázání pracovního poměru nebo neprodloužení pracovního poměru na dobu určitou,
2. zrušení právního vztahu založeného dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti,
3. odvolání z místa vedoucího zaměstnance,
4. snížení mzdy, platu nebo odměny nebo nepřiznání osobního příplatku,
5. přeložení nebo převedení na jinou práci nebo na jiné služební místo,
6. služební hodnocení nebo pracovní posudek,
7. neumožnění odborného rozvoje,
8. změna pracovní doby,
9. vyžadování lékařského posudku nebo pracovně lékařské prohlídky,
10. výpověď nebo odstoupení od smlouvy, nebo
11. zásah do práva na ochranu osobnosti.

• Odvetnému opatření nesmí být vystaven oznamovatel ani

1. osoba, která poskytla pomoc při zjišťování informací, které jsou obsahem oznámení, podání oznámení nebo posouzení jeho důvodnosti,
2. osoba, která je ve vztahu k oznamovateli osobou blízkou,
3. osoba, která je zaměstnancem nebo kolegou oznamovatele,
4. osoba oznamovatelem ovládaná,
5. právnická osoba, v níž má oznamovatel účast, osoba ji ovládající, jí ovládaná osoba nebo osoba, která je s touto právnickou osobou ovládaná stejnou ovládající osobou,
6. právnická osoba, jejíhož voleného orgánu je oznamovatel členem, osoba ovládající, ovládaná nebo osoba ovládaná stejnou ovládající osobou,
7. osoba, pro kterou oznamovatel vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 a 4 zákona o ochraně oznamovatelů, nebo
8. svěřenský fond, jehož je oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) zakladatelem nebo obmyšleným nebo ve vztahu k němuž jsou oznamovatel nebo právnická osoba podle písmene e) nebo f) osobou, která podstatným způsobem zvýší majetek svěřenského fondu smlouvou nebo pořízením pro případ smrti.

• Měl-li oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení porušení podle čl. 2 odst. 2, nepovažuje se oznámení za porušení bankovního tajemství, smluvní povinnosti mlčenlivosti, povinnosti mlčenlivosti podle daňového řádu ani povinnosti zachovávat mlčenlivost podle právních předpisů upravujících práci nebo jinou obdobnou činnost, s výjimkou povinnosti

1. zajistit ochranu utajovaných informací^[8] a informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení^[9],
2. mlčenlivosti při výkonu činnosti notáře, notářského kandidáta a koncipienta, státního zástupce, asistenta a právního čekatele, advokáta a advokátního koncipienta, soudního exekutora, exekutorského kandidáta a koncipienta, soudce, soudce Ústavního soudu, asistenta soudce, justičního kandidáta a mlčenlivosti zaměstnance notáře, soudního exekutora, advokáta a zaměstnance společnosti, prostřednictvím které advokát vykonává advokacii jako společník podle zákona upravujícího výkon advokacie, nebo obdobné zahraniční společnosti, nebo další osoby, která se v rámci takové společnosti podílí na poskytování právních služeb,
3. mlčenlivosti při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci, nebo
4. mlčenlivosti při poskytování zdravotních služeb^[10].

• Oznámení a jednání oznamovatele nebo osoby podle odstavce 2 písm. a) až h) v souvislosti se zjišťováním informací, které se později staly obsahem oznámení, se nepovažuje za porušení smluvní nebo zákonné povinnosti, s výjimkou případů, kdy je jednáním v souvislosti se zjišťováním takových informací spáchán trestný čin; to neplatí, pokud oznamovatel nebo osoba podle odstavce 2 písm. a) až h) neměli oprávněný důvod se domnívat, že oznámení bylo nezbytné pro odhalení porušení podle čl. 2 odst. 2. Tím není dotčeno ustanovení odstavce 3.

Čl. 9

Oprávnění příslušné osoby

• Příslušná osoba je při posuzování důvodnosti oznámení oprávněna

1. požadovat prokázání totožnosti dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování předložením služebního průkazu nebo jiného zaměstnaneckého identifikačního průkazu,
2. požadovat sdělení údajů a předložení nebo zpřístupnění listin, audiovizuálních a digitálních záznamů a jiných věcí, které mohou souviset s oznámením,
3. pořizovat si z předložených nebo zpřístupněných listin elektronické obrazy, výpisy, opisy nebo kopie,
4. pořizovat si kopie předložených nebo zpřístupněných audiovizuálních a digitálních záznamů,
5. pořizovat se souhlasem dotčené osoby nebo osoby zúčastněné na prošetřování zvukový nebo obrazově zvukový záznam jejich ústního projevu,
6. vstupovat do všech prostor v Hospici, které mohou souviset s oznámením.

• Příslušná osoba je při prošetřování dále oprávněna požadovat od dotčené osoby nebo od osoby zúčastněné na prošetřování ústní vysvětlení, jehož podání mohou odmítnout; o této skutečnosti je příslušná osoba poučí. O průběhu a obsahu vysvětlení sepíše příslušná osoba záznam, nebo pořídí zvukový nebo obrazový záznam. Záznam podepisuje příslušná osoba a osoba, která vysvětlení poskytla. Tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu.
• Příslušná osoba je dále oprávněna požadovat od zaměstnanců Hospice v přiměřené lhůtě zpracování písemného odborného stanoviska ke skutkovým a právním otázkám souvisejícím s oznámením; tím není dotčena povinnost zachovávat důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu.

Čl. 10

Povinnosti příslušné osoby

• Příslušná osoba vykonává svou činnost osobně.
• Příslušná osoba postupuje při výkonu své činnosti nestranně.
• Příslušná osoba zachovává důvěrnost totožnosti oznamovatele i osoby podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h), jakož i informací, které by k odhalení jejich totožnosti mohly vést; to neplatí, udělí-li k postupu, který by mohl ohrozit zachování důvěrnosti totožnosti, oznamovatel nebo osoba podle čl. 8 odst. 2 písm. a) až h) písemný souhlas. Tím není dotčen čl. 5 odst. 4.
• Příslušná osoba může nezbytně širokému okruhu jiných osob odhalit totožnost dotčené osoby tehdy, je-li to nezbytné k řádnému prošetření informací uvedených v oznámení nebo k navržení nebo uložení preventivního nebo nápravného opatření.
• Příslušná osoba rovněž zachovává důvěrnost informací, jejichž prozrazení by mohlo zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení, zejména řádné prošetření informací uvedených v oznámení a předejití nebo nápravu protiprávního stavu.
• Informace a osobní údaje, o kterých se zachovává důvěrnost, neposkytuje příslušná osoba ani na základě žádosti podle zákona o svobodném přístupu k informacím^[11].
• Příslušná osoba předloží svému bezprostředně nadřízenému představenému nebo bezprostředně nadřízenému vedoucímu zaměstnanci do 1. března následujícího kalendářního roku písemnou zprávu o své činnosti za uplynulý kalendářní rok. Nedojde-li takovým postupem k porušení důvěrnosti podle tohoto vnitřního předpisu, ve zprávě uvede alespoň
  1. celkový počet oznámení,
  2. počet oznámení, která byla předána k prošetření jiné příslušné osobě, včetně odůvodnění,
  3. počet oznámení, která byla předána příslušnému orgánu veřejné moci,
  4. počet probíhajících prošetření,
  5. počet ukončených prošetření,
  6. počet oznámení, u kterých informace v nich uvedené nebylo možné prošetřit, včetně odůvodnění,
  7. počet oznámení spadajících do věcné působnosti podle čl. 2 odst. 2,
  8. počet oznámení spadajících do osobní působnosti podle čl. 2 odst. 2 a
  9. zjištěné nedostatky, navržená preventivní nebo nápravná opatření a přijatá preventivní nebo nápravná opatření.

Čl. 11

Povinnosti dalších osob

• Dotčená osoba a osoba zúčastněná na prošetřování jsou povinny umožnit příslušné osobě výkon jejich oprávnění, nestanoví-li tento předpis jinak.
• Důvěrnost podle tohoto vnitřního předpisu je povinna zachovávat každá osoba, která k chráněné informaci nebo osobnímu údaji získá přístup.
• Vedoucí zaměstnanec, který je bezprostředně nadřízen příslušné osobě, zveřejní zprávu podle čl. 10 odst. 7 způsobem umožňujícím dálkový přístup do 15 dnů ode dne jejího předložení příslušnou osobou.

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________

[1] Článek 325 Smlouvy o fungování Evropské unie.

[2] Článek 26 odst. 1 a 2 Smlouvy o fungování Evropské unie.

[3] Například směrnice Evropského parlamentu a Rady 2009/81/ES ze dne 13. července 2009 o koordinaci postupů při zadávání některých zakázek na stavební práce, dodávky a služby zadávajícími orgány nebo zadavateli v oblasti obrany a bezpečnosti a o změně směrnic 2004/17/ES a 2004/18/ES.

[4] § 7 odst. 1 písm. e) zákona č. 3/2002 Sb., o svobodě náboženského vyznání a postavení církví a náboženských společností a o změně některých zákonů (zákon o církvích a náboženských společnostech), ve znění pozdějších předpisů.

[5] Zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů.

[6] Zákon č. 250/2016 Sb., o odpovědnosti za přestupky a řízení o nich, ve znění pozdějších předpisů.

[7] Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

[8]    Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů.

[9]    Zákon č. 240/2000 Sb., o krizovém řízení a o změně některých zákonů (krizový zákon), ve znění pozdějších předpisů.

[10] Zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách a podmínkách jejich poskytování (zákon o zdravotních službách), ve znění pozdějších předpisů.

[11] Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Příslušná pověřená osoba je Jaroslava Brathová, e-mail: ucto1@hospicpt.cz, adresa pro doručování: Neumannova 144, Prachatice 383 01. O změnách v osobě příslušné osoby nebo o změně kontaktních údajů bude Hospic informovat úpravou na webových stránkách.